Vaste reiskostenvergoeding: doen of toch beter niet?

dinsdag 06 apr 2021

Sinds de uitbraak van de coronacrisis werken steeds meer medewerkers (deels) thuis. Gevolg hiervan is dat deze medewerkers geen kosten meer maken voor het reizen naar hun werk. Toch komt het in veel gevallen voor dat een onbelaste reiskostenvergoeding nog steeds bij die medewerkers wordt verloond. Mag dit nu wel of niet? Daarover bestaat onduidelijkheid na berichten in het nieuws. Onze P&O-adviseur Wilbert Prins praat je graag bij, zodat jij als werkgever weet waar je aan toe bent.

Wat is het probleem?

Sinds de uitbraak van de coronacrisis werken steeds meer medewerkers (deels) thuis. Gevolg hiervan is dat deze medewerkers geen kosten meer maken voor het reizen naar hun werk. Toch komt het in veel gevallen voor dat een onbelaste reiskostenvergoeding nog steeds bij die medewerkers wordt verloond. Omdat het hier gaat om een situatie ontstaan in de corona-crisis gaat de Belastingdienst hier coulant mee om. Deze coulance duurde tot en met maart dit jaar, maar is op het allerlaatste moment verlengd tot 1 juli 2021.

Hoe werkt de oplossing?

Daarom is er een tijdelijk maatregel die zorgt dat werkgevers hun personeel nog steeds de onbelaste reiskostenvergoeding kunnen blijven overmaken. Dat geldt echter alleen voor werknemers die deze vergoeding al voor 13 maart 2020 kregen. De maatregel liep tot en met maart 2021, maar eind maart werd bekend dat de maatregel wordt verlengd.

Tot 1 juli 2021 kunnen werkgevers hun personeel dus de onbelaste vaste reiskostenvergoeding blijven verstrekken. Dus ook zonder dat onderbouwing van het reispatroon is gegeven. Dat is prettig want als geen reiskosten worden gemaakt is de vergoeding eigenlijk verkapt loon, waarover dus belasting moet worden betaald.

En vanaf 1 juli?

Het is afwachten of de maatregel nog voor een vierde (!) keer wordt verlengd. Is dat niet het geval? Dan kun je als werkgever nu alvast nadenken hoe jij om wilt gaan met de vaste reiskostenvergoeding.

Kortweg zijn er 2 mogelijkheden die zien op de reiskostenvergoeding:

  1. De vergoeding van de reiskosten baseren op het werkelijk aantal reisdagen. Met onze online HR-tool is de administratieve vastlegging hiervan eenvoudig.
  2. De vergoeding blijft zoals deze is, maar met de voorwaarde dat aannemelijk kan worden gemaakt dat de werknemer tenminste 128 dagen (bij fulltime) per jaar naar het werk reist. Hiervoor geldt de ‘vrije bewijsleer’. Dat betekent dat je het aannemelijk maakt bijvoorbeeld door kilometers te registreren. De vraag is of dit afdoende is.

Blijft een medewerker thuis werken? Dan kan het slim zijn een ’thuiswerkvergoeding’ af te spreken. Wil je meer weten wat in jouw situatie het meest passend is? Neem dan eens contact op met Wilbert. Hij denkt graag met je mee!

Logo felix.
Goudplevier 123
8271 GB IJsselmuiden
Duurzaamheid
felix. en duurzaamheid
Lees het hier
Daar word jij wijzer van
Gratis tips afgestemd op jouw branche
Laat je e-mailadres achter en we houden je op de hoogte van nieuwe regelgeving en andere nieuwswaardigheden.
felix. © 2024 Alle rechten voorbehouden.
Disclaimer | Privacy | Algemene voorwaarden