Tips van Ilse – Wat regel je voor een eerste werkdag?

Voordat een nieuwe medewerker daadwerkelijk aan de slag kan moet er van alles geregeld worden. Binnen Felix regelt Ilse van den Belt, onze directiesecretaresse, dit altijd. We hebben haar dan ook gevraagd wat zij allemaal regelt voor zo’n eerste werkdag? Hoe zorgt zij ervoor dat een nieuwe medewerker zich snel thuis voelt bij Team Felix? Hierbij de tips van Ilse.

Zorg voor een warm welkom

Als er bij Felix een nieuwe medewerker in dienst komt dan willen we dat de medewerker zich welkom voelt. Het moet voelen als een warm bad. Zo sturen we kort voor de eerste werkdag een bloemetje naar de medewerker met een persoonlijk kaartje erbij, op naar een prettige samenwerking. Daar wordt altijd verrast op gereageerd.

Ontvang de medewerker persoonlijk

Als de eerste werkdag dan is aangebroken dan ontvangt Jos de medewerker en doet hij het voorstelrondje en een rondleiding door het kantoor. Ik zorg dus dat hij daar ruimte voor heeft in zijn agenda. We merken dat medewerkers het op prijs stellen dat Jos dit zelf doet.

Neem tijd voor een kop koffie

Vervolgens regelen we de laatste formaliteiten onder het genot van een lekkere kop koffie. Ook leg ik de medewerker altijd kort wat zaken uit over de werkwijze binnen ons kantoor. Ik vertel onder andere over de programma’s waarmee we werken.

Vertel over de gang van zaken binnen kantoor

Daarnaast vertel ik ook over allerlei praktische dingen van kantoor:

• Dat we gezamenlijk lunchen.
• Dat we samen sporten.
• Wat we doen we aan lief- en leed.
• Hoe je het pand opent en afsluit.
• Hoe je verlof aanvraagt.
• Het delen van agenda’s.
• Et cetera.

De werkplek moet in orde zijn

Belangrijk is dat de werkplek in orde is en dat de medewerker direct aan de slag kan. Dus ik zorg dat een de medewerker een account heeft met de juiste rechten. Ik help de medewerker om op te starten en mocht er toch nog iets niet goed werken, dan regel ik dat direct zodat de medewerker fijn aan het werk kan.

Maak iemand verantwoordelijk voor de inhoudelijke begeleiding

Als deze uitleg is geweest staat een afspraak met de aangewezen begeleider gepland. Deze begeleider gaat de nieuwe medewerker inhoudelijk wegwijs maken en ervoor zorgen dat de medewerker zo snel mogelijk zelfstandig kan werken. Als de medewerker vragen heeft over het werk dan kan hij/ zij altijd bij die persoon terecht. Dat zorgt voor duidelijkheid.

Plan een tussentijdse evaluatie in

Tussentijds zorg ik ervoor dat er evaluatiemomenten gepland staan om te kijken hoe het gaat. Het is belangrijk dat de medewerker het goede gevoel heeft en houdt. Dat hij/ zij de juiste stap in zijn/haar carrière heeft gezet. Focus op binden en boeien.

Tot slot!

Wil je ook je nieuwe medewerker snel en plezierig laten landen in je organisatie? En wil je hierover even van gedachten wisselen? Onze directiesecretaresse Ilse van den Belt denkt graag met je mee.