Vitamientje: ‘Bij loonadministratie komt veel kijken, felix. bracht dat bij ons op de rit’ 

Vitamientje.nl is zo’n bedrijf dat graag álles eruit haalt wat erin zit. Dat doet het wekelijks op 4 verschillende markten, met een uitgebreid aanbod van groenten en fruit. En daarnaast door deze te bezorgen bij bedrijven en organisaties. Op het gebied van salarisadministratie is dit niet anders.  “We willen het HR-pakket van felix. zo optimaal mogelijk gebruiken, zo kunnen wij doen wat we écht leuk vinden”, vertelt mede-eigenaar Harmen Westerink. 

Groenten & fruit op de markt of thuisbezorgd! 

Vitamientje.nl is het bedrijf van de enthousiaste broers Harmen en Bertjan Westerink. Iedere week zijn zij met hun collega’s actief op 4 markten; in Kampen, Emmeloord, Zeewolde en op Urk. Daar hebben ze een zelfbedieningskraam van 300 m2, met een zeer uitgebreid aanbod aan verse groenten en fruit. Marktbezoekers kunnen met een mandje of boodschappenwagen langs de grote diversiteit aan waren en deze vervolgens afrekenen bij een van de caissières. 

 De marktkraam is goed voor circa 70% van de werkzaamheden. Daarnaast bezorgt Vitamientje.nl ook groenten en fruit bij verschillende organisaties. Denk aan tankstations, dagbestedingen met een eigen keuken of bedrijven. Kortom, voor alles op het gebied van groenten en fruit ben je bij Vitamientje.nl aan het juiste adres. 

De samenwerking tussen Vitamientje.nl en felix. gaat al zo’n 5 á 6 jaar terug. Harmen en zijn broer Bertjan namen destijds het bedrijf over van hun ouders en zochten hierbij begeleiding. Met hun toenmalige accountant – dat door overnames groter en groter was geworden – waren ze de klik verloren. Van een collega-ondernemer kregen ze felix. aangeraden. “Een kleinschalig bedrijf, waar je géén nummer bent”, vertelt Harmen. “We maakten toen met felix. de afspraak dat als de overname naar wens zou verlopen, we onze hele administratie bij hen zouden onderbrengen. Dat bleek het geval!” 

Alles op één centrale plek 

felix. hielp Vitamientje.nl met het centraliseren en online zetten van zijn gehele boekhouding, facturatie en loonadministratie. “We werken nu in het boekhoudplatform dat bij ons past”, legt Harmen uit. “Alles staat overzichtelijk op één plek. Dat geeft zowel ons als felix. een real-time inzicht in ons bedrijf. Dat helpt erg bij het nemen van de juiste bedrijfsbeslissingen. Het biedt inzicht, overzicht en rust. Als je geen actueel beeld hebt van je cijfers, kun je er ook niet op sturen.” 

Loonadministratie in het HR-pakket van felix.

Voor de personeelszaken zette felix. een module op, die in het boekhoudprogramma geïntegreerd is. Alle personeelsdocumenten (contracten en loonbetalingsverklaringen) zijn hierin samengebracht. Ook zelf kunnen medewerkers deze te allen tijde inzien. Harmen krijgt van herinneringen van belangrijke momenten, bijvoorbeeld als een contract afloopt. 

“Eerder al hielp felix. ons met het actualiseren van alle loondocumenten”, vertelt Harmen. “Deze zijn nu mooi in één stijl. We wilden dat gewoon goed voor elkaar hebben. Vanwege het milieu verstrekken we de contracten alleen nog digitaal. Alles uitprinten vinden we niet meer van deze tijd. Het contract kan ook online getekend worden.” 

Registratie van Tijd-Voor-Tijd 

Vitamientje.nl heeft veel te maken met seizoensdrukte. In de zomer is het drukker en biedt Vitamientje.nl zijn medewerkers meer uren aan.  

“In de winter is het juist rustiger”, vervolgt Harmen. “Het is wettelijk geregeld dat je vaste medewerkers wel méér uren mag uitbetalen, maar nooit minder. felix. heeft dat nu heel fijn geregeld, met een automatisch TVT-systeem (Tijd-Voor-Tijd). Onze medewerkers kunnen hun urenregistratie, inclusief reisuren en kilometers, in de app bijhouden. Ze sparen dan extra uren op, die ze op rustigere momenten kunnen opnemen op basis van TVT. felix. houdt dit bij. Het verlof kunnen ze eveneens in de app aanvragen. Dit bevalt erg goed.” 

Lage WW-premie 

Door deze manier van werken, vallen alle lonen nu onder de lage WW-premie. Ook die van de flexibele invalkrachten. “Zij hadden voorheen geen vast maandsalaris, waardoor ze onder de hoge WW-premie vielen”, verduidelijkt Harmen. “Dankzij de TVT-regeling kunnen we ze dat nu wél bieden. Wat ons ook weer flink scheelt in de WW-premie.” 

Wat verder erg handig is, is dat medewerkers na hun werkdag fruit en groenten mee kunnen nemen. “Ze uploaden het betreffende bonnetje in de app, waarna het automatisch wordt verrekend met het loon. Vroeger hadden we hiervoor geen controlesysteem. Nu is dat er wel en biedt het ook nog eens overzicht.” 

Alles op de rit gezet 

Zo heeft Vitamientje.nl de afgelopen jaren grote stappen in efficiency en online gemak gezet. Daarnaast hielp felix. het bedrijf met advies op andere vlakken, zoals het volledig gebruiken van de werkkostenregeling.  

“We vinden de samenwerking met felix. en Wilbert in het bijzonder erg prettig”, aldus Harmen. “Het is een kleinschalig, persoonlijk betrokken en meedenkend kantoor. Dat verwacht je ook van je accountant. Dat deze volledig op de hoogte is van alle regels en wetten en jou als ondernemer vertelt welke dingen beter kunnen. Zelf heb je daar geen tijd voor. Wilbert heeft dat bij ons volledig op de rit gezet. Nu is het slechts een kwestie van goed bijhouden.”