Wet Verbetering Poortwachter. Een stappenplan voor werkgevers!
Ondernemen is leuk en uitdagend. Vooral als je je zoveel mogelijk kunt richten op ondernemen. Als ondernemer krijg je echter ook te maken met allerlei rand- en bijzaken. De één leuker dan de ander. Heb jij personeel in dienst? Dan is één van de minder leuke momenten wanneer een medewerker je opbelt en zich ziek meldt. Indien de ziekmelding wel eens kon gaan uitlopen op een langdurig ziektetraject, is het belangrijk dat je je als werkgever bewust bent van de ‘Wet Verbetering Poortwachter’. Veel werkgevers hebben wel eens van de wet gehoord en weten dat het ‘iets’ te maken heeft met zieke medewerkers. Maar concreet weten wat de wet van werkgevers verwacht? Daar hebben werkgevers vaak geen goed antwoord op. Onze P&O adviseur Wilbert Prins praat je daarom graag bij én voorziet werkgevers van een handig stappenplan.
Wet Verbetering Poortwachter
De Wet Verbetering Poortwachter is op 1 april 2002 van kracht geworden. De wet viert dus bijna zijn twintigste ‘verjaardag’. Het doel van de Wet Verbetering Poortwachter is het terugdringen van langdurig ziekteverzuim van medewerkers. De wet heeft als uitgangspunt dat de werkgever en medewerker zich –in samenwerking met de arbodienst of een bedrijfsarts– samen gaan inspannen, zodat de medewerker op een goede en zo snel mogelijke manier weer aan het werk kan.
Voldoe je als werkgever niet aan de verplichtingen uit de Wet Verbetering Poortwachter? Dan kan het UWV een loonsanctie opleggen. Bijvoorbeeld dat je na de 2 jaar loondoorbetalingsplicht nóg een heel jaar lang het loon van de medewerker moet doorbetalen. Uiteraard wil je een loonsanctie als werkgever koste wat kost voorkomen. Daarom is het belangrijk om als werkgever je verplichtingen na te komen.
Voorkom dat je stappen vergeet en regel via een medewerkerspakket je ziekteverzuim.
Stappenplan voor werkgevers
Maar, hoe voldoe je als werkgever dan aan de verplichtingen uit de Wet Verbetering Poortwachter? En waar begin je? Terechte vragen. Speciaal voor werkgevers zetten we daarom de belangrijkste stappen op een rij.
Stap 1: Ziek melden bij arbodienst of bedrijfsarts
Zodra je medewerker ziek is, meld je dit bij een arbodienst of bedrijfsarts. Dit moet je wettelijk gezien uiterlijk binnen één week na de eerste ziektedag doen. Een casemanager kan hier al een oplossing zijn. Dit scheelt heel veel tijd die jij goed kan gebruiken.
Stap 2: Leg de afspraken schriftelijk vast
Zorg dat je vanaf de ziekmelding alle afspraken vastlegt en deze goed bewaart. Ook de afspraken die je telefonisch maakt met je medewerker kun je het beste zwart op wit (kan ook via een e-mail of eventueel een Whatsapp bericht) bevestigen. Dit 'bewijsmateriaal' heb je mogelijk later nog nodig. Zie ook stap 6 en 10.
Stap 3: Probleemanalyse laten uitvoeren
Is je medewerker zes weken ziek? Dan maakt de casemanager een afspraak bij de arbodienst of bedrijfsarts om een probleemanalyse op te maken. Heb je geen casemanager aangesteld, dan komt deze tijdrovende taak bij de verantwoordelijk van jou, als werkgever. In de analyse staat waarom de medewerker niet meer kan werken en wat de mogelijkheden tot herstel zijn.
Stap 4: Plan van Aanpak maken
Binnen acht weken na de ziekmelding (uiterlijk twee weken na de probleemanalyse) moet je als werkgever een Plan van Aanpak (PvA) maken. In ons HRM-programma krijg je een format van dit document. In samenwerking met de zieke medewerker en aangewezen casemanager beschrijf je concreet wat jij en de medewerker gaan doen om de werkzaamheden (op den duur) weer te gaan hervatten.
Stap 5: Voortgang bespreken met de werknemer
Iedere zes weken moet je als werkgever met je medewerker de voortgang bespreken. Dat hoef je niet zelf te doen. Je kunt dit de casemanager ook laten doen. Wel is het handig om zelf op de hoogte te blijven van de voortgang. Jij bent als werkgever uiteindelijk verantwoordelijk.
Stap 6: Re-integratiedossier bijhouden
Is er sprake van dreigend langdurig verzuim? Dan moet je een re-integratiedossier bijhouden. Hierin staan het verloop van de ziekte en alle stappen die jij en je medewerker hebben genomen om re-integratie mogelijk te maken. Alle afspraken die je hebt vastgelegd en de formulieren en documenten die je hebt gebruikt bij de vorige vier stappen, vormen het re-integratiedossier. Ook alle documentatie die bij de volgende stappen hoort, moet je toevoegen aan het dossier.
Stap 7: Ziek melden bij het UWV
Is je werknemer 42 weken ziek? Dan moet je dit melden bij het UWV. Dit kun je online doen, via het werkgeversportaal.
Stap 8: Jaarevaluatie
Tussen week 46 en week 52 na de ziekmelding, volgt een eerstejaarsevaluatie. Jij en/of je casemanager kijkt dan samen met je medewerker terug op het (bijna) afgelopen jaar. Je stelt vast welk re-integratieresultaat je in het tweede ziektejaar wil behalen en hoe je dat samen gaat aanpakken.
Stap 9: Werkzaamheden en/of werkplek aanpassen
Na een jaar ziekte kun je, indien noodzakelijk, als werkgever verplicht zijn om de werkzaamheden, de werkplek en/of de arbeidsmiddelen van de werknemer aan te passen. Dit mag natuurlijk ook eerder, als het kan en gewenst is door beide partijen.
Stap 10: Re-integratieverslag (RIV) maken
Is de medewerker na twintig maanden nog niet volledig aan de slag? Dan maak jij of je casemanager een re-integratieverslag (RIV). Dit doe je in overleg met je medewerker. Hierin staan alle afspraken en concrete resultaten van de geplande werkhervatting.
Stap 11: WIA aanvragen
Als je medewerker na 87 weken nog niet aan de slag kan, ontvangt hij een WIA-aanvraagformulier van het UWV. Dit formulier moet hij binnen drie weken terug sturen aan het UWV. Het is verstandig om hier als werkgever ook kort op te zitten en dit in de gaten te houden.
Stap 12: Ontslag, WIA-uitkering of doorgaan met re-integratie bij werkgever
Na de aanvraag beoordeelt het UWV het re-integratieverslag en voert het UWV de WIA-keuring uit. Als er aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, start de WIA-uitkering voor je medewerker. Na twee jaar ziekte is het ontslagverbod opgeheven en kun je het dienstverband met de medewerker formeel gaan beëindigen. Wil je preventief een vaak zieke medewerker eerder ontslaan? Lees dan dit blog.
Tot slot
Als werkgever heb je je gedurende het re-integratietraject van een zieke werknemer te houden aan verschillende verplichtingen. Per slot van rekening wil je voorkomen dat het UWV je een derde jaar loondoorbetaling oplegt, omdat je niet voldaan hebt aan de verplichtingen van jou als werkgever gedurende het ziekteproces van je werknemer. Kom dus vooral in actie bij langdurig ziekteverzuim.
Heb je hulp nodig bij het voldoen aan de eisen van de Wet Verbetering Poortwachter? Of ben je benieuwd hoe wij je verder kunnen helpen in het re-integratieproces van een zieke werknemer? Neem dan gerust contact op met onze P&O adviseur Wilbert Prins via 038-2009016 of lonen@felix.nl.
