Hoe ga ik om met de persoonsgegevens van een sollicitant?

Tijdens een sollicitatieprocedure verzamel je als werkgever meerdere persoonsgegevens van sollicitanten. Dat is op zichzelf natuurlijk geen probleem. Voor het maken van een correcte beoordeling heb je nu eenmaal bepaalde gegevens nodig. Bovendien staan er op sollicitatiebrieven en cv’s vaak meerdere persoonsgegevens vermeld. Maar, óók sollicitanten hebben privacyrechten.

Maximale bewaartermijn: 4 weken of 1 jaar?

In de praktijk worden sollicitatiebrieven en cv’s vaak tijdenlang bewaard onder het mom: “je-weet-maar-nooit-wanneer-het-nog-van-pas-komt”. Een stapel brieven en cv’s in de onderste bureaulade is bij veel bedrijven niet ongewoon. Toch strookt dat niet met de privacywetgeving. Heeft een sollicitant de functie namelijk niet gekregen? Dan mogen de persoonsgegevens van die sollicitant niet langer dan 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure worden bewaard.

Hierop is wel één uitzondering. Want, stel dat je de persoonsgegevens van een bepaalde sollicitant graag in je portefeuille wilt houden. Bijvoorbeeld omdat er op dit moment voor deze sollicitant geen passende functie beschikbaar is, maar dat de kans bestaat dat dat over een paar maanden wél het geval is. In zo’n situatie mag je de sollicitant vragen of je zijn of haar persoonsgegevens en sollicitatie tot maximaal 12 maanden mag bewaren. Geeft de sollicitant toestemming? Dan mag je de gegevens inderdaad maximaal 12 maanden na beëindiging van de sollicitatieprocedure in je portefeuille houden. Geeft de sollicitant geen toestemming of laat hij of zij niets van zich horen? Dan dien je zijn of haar persoonsgegevens alsnog uiterlijk binnen 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure te vernietigen.

Gemaakte aantekeningen, screening, assessments en overige onderzoeken

Hoe zit het dan met gemaakte aantekeningen tijdens het sollicitatiegesprek? Zijn dat wel “persoonsgegevens”? Ja, zelfs handgeschreven aantekeningen kúnnen onder persoonsgegevens vallen als ze iets over de sollicitant vertellen én aan het dossier van de sollicitant worden toegevoegd.

Verder is in de praktijk, zeker bij grotere werkgevers, het doen van een screening of afnemen van een assessment niet ongewoon. Ook daar is op zichzelf niet veel mis mee. Voor werkgevers is het immers van groot belang om betrouwbaar personeel in dienst te nemen en te hebben. Via een screening worden vaak gegevens van het curriculum vitae verder nagetrokken. Dat neemt echter niet weg dat een screening ingrijpend kan zijn voor de privacy van de sollicitant. Daarom moet een werkgever wel aan bepaalde voorwaarden voldoen. Zo moet de werkgever een legitieme reden hebben (bijvoorbeeld dat de toekomstige werknemer integer en betrouwbaar moet zijn), moet de screening noodzakelijk zijn én moet de werkgever de sollicitant informeren over de screening (zowel vooraf als óók over de uitkomst).

Tot slot

Wil je meer weten over het vastleggen van gegevens van een sollicitant? Of ben je benieuwd wat je wel en niet mag vragen aan een sollicitant tijdens het sollicitatiegesprek? Onze bedrijfsjurist mr. Lilian Bakker helpt je graag!

mr. Lilian Bakker - Bedrijfsjurist
mr. Lilian Bakker
Bedrijfsjurist

Kan ik je helpen?

We gaan veilig en zorgvuldig met uw gegevens om. Meer hierover in onze privacyverklaring ».

* = verplicht
Een ogenblik geduld…

Meer actueel

5 Praktische tips voor de auto van de zaak
Blog

5 Praktische tips voor de auto van de zaak

De mobiliteit van je medewerkers is een belangrijk onderdeel van je totale arbeidsvoorwaardenpakket.

Lees meer »
Welke secundaire arbeidsvoorwaarden zet je in als werkgever?
Blog

Welke secundaire arbeidsvoorwaarden zet je in als werkgever?

Secundaire arbeidsvoorwaarden spelen een groeiende rol bij de beoordeling van werkgevers.

Lees meer »
Prinsjesdag 2020: de plannen voor de automobilist
Nieuws

Prinsjesdag 2020: de plannen voor de automobilist

Op Prinsjesdag presenteerde het Kabinet traditiegetrouw de begrotingen en fiscale wetsvoorstellen voor 2021. We vatten voor jou als automobilist de belangrijkste belastingmaatregegelen samen.

Lees meer »
Ondernemen zonder juridische hindernissen dankzij onze experts
Gratis tips en advies

Laat je e-mailadres achter en we houden je op de hoogte van de nieuwste regels en wetten, de actueelste tips en de laatste adviezen.

We gaan veilig en zorgvuldig met uw gegevens om. Meer hierover in onze privacyverklaring ».

Goudplevier 123 8271 gb IJsselmuiden +31 (0)38 333 75 74 info@felix.nl