Jos Felix: van accountant tot creatief verbinder

In de kop van Overijssel treffen wij Jos Felix; al ruim 15 jaar eigenaar van Felix accountants en belastingadviseurs. Het kantoor heeft alle expertises onder één dak: adviseurs, fiscalisten, accountants, specialisten. Met een team van zestien medewerkers wonnen ze een prijs voor het meest klantgerichte advieskantoor in het MKB en dragen ze het SRA-kwaliteitskeurmerk.

Om beperkingen heen werken

In zijn creatieve, enthousiaste manier van bedrijfsvoering liet de techniek Felix steeds vaker in de steek… ‘Wilde ik zestig facturen printen, dan was ik een uur uit de lucht. Ik kon dan tijdelijk niets met mijn systeem. En wilde ik een regel op een factuur aanpassen, dan moest er iemand langskomen met een starttarief van € 750,-. Ik kon niet anders dan dit accepteren, maar ik merkte dat we steeds vaker om alle beperkingen heen gingen werken. Bijvoorbeeld door stickers op facturen te plakken.

Klaar voor de cloud

Totdat ik tijdens een event sprak met een winnaar van de Exact Cloud Award over zijn nieuwe manier van werken. Ook ik wilde makkelijker thuiswerken en niet langer vastzitten aan een server op kantoor die ik zelf moet onderhouden.’ Ter oriëntatie gaat Felix kijken bij het vooraanstaande Practical Accounting in Amsterdam. ‘Ik vind het belangrijk dat alles gewoon werkt en ik zag dat het dat deed. Sceptici vroegen mij: ‘Hoe weet je nou zeker dat dat veilig is? Die Iso-certificaten zijn lek.’ Maar je moet een beetje vertrouwen hebben in deze tijd.’

Datamigratie

Veel accountantskantoren houden hun huidige werkwijze, omdat
 ze opzien tegen de datamigratie. Jos Felix: ‘Ik had tien jaar lang
 data opgebouwd in Unit4. We dachten dat we alle data een op een moesten overtypen. Na een uitgebreide oriëntatie van cloud-based bedrijfssoftware zijn we overgestapt op Simplicate. Tijdens de onboarding heeft onboardingspecialist Kelly alle CRM-gegevens geïmporteerd. Door nog een kijk-licentie af te sluiten hebben we handmatig alle andere gegevens uit Unit4 gehaald. Daar zijn we wel even mee bezig geweest. Je moet zo’n overgangsfase accepteren. Geef het de tijd en stel deadlines. Wat ook hielp is dat je tijdens de overgangsfase niet te lang in twee systemen blijft werken. Medewerkers gaan graag terug naar hun comfort zone. Dan krijg je situaties waarin gegevens overal staan. Dus stekkers eruit en over naar de nieuwe manier van werken.’

Betere prijsafspraken

‘Op 1 juni 2018 waren we volledig over. Ik drukte om 08:30 uur direct op de knop om negenenvijftig abonnementsfacturen de deur uit te doen. Ik had er gewoon zin in. Dezelfde middag had ik de boekhouder van zijn apropos. “Ik heb niks meer te doen”, riep hij. Alles stond in Yuki goed geboekt. Op verzoek van klanten zijn wij van nacalculatie overgegaan op een vaste prijs. Hierdoor kunnen we duidelijk afbakenen wat we doen. Het geeft ons rust en uitschieters kunnen we intern compenseren. We zijn pas een maand bezig en ik kan nu al zien: “hey, die klant gaat mis” en “hey, daar is best wat ruimte over”.’

Meer inzicht

‘De afgelopen tien jaar heb ik nooit prijsafspraken gemaakt of een urenbudget opgemaakt. De werkwijze van Simplicate verplicht mij om bij de start van een project beter op te letten en te bedenken: wat ga ik eigenlijk doen? Wat is het totale budget? Wat zijn de uren? Wat is de inkoop? Wat heeft deze klant eigenlijk? Nu zeg ik aan het begin van een project: ‘Dat kan helemaal niet uit voor de klant man.’ Het heeft me in staat gesteld eerder af te vragen of mijn prijsafspraken wel kloppen. Medewerkers geven aan dat het veel prettiger werken is, omdat het duidelijk maakt wat er van hen verwacht wordt. Ze hebben meer inzicht en zijn bewuster met hun werk bezig.’

Tevreden klanten en medewerkers

‘Als ik vroeger een offerte maakte deed ik dat in Microsoft Word en duurde het soms wel twee weken voor het klaar was. Dan moest het nog naar het secretariaat en ondertussen moesten alle taken nog gedaan worden. Vervolgens werden er teveel uren aan besteed en liep ik telkens achter de feiten aan. Dan waren we heel druk voor de klant bezig en stuurden we uiteindelijk een factuur die hoger uitviel dan verwacht. De klant was dan teleurgesteld of boos. Ik ging dan weer terug naar mijn mensen die op hun beurt boos waren en zeiden: ‘we hebben een veel te slechte prijs afgesproken’. Kortom, aan het eind was iedereen teleurgesteld. Nu is dat allemaal gekanteld.’

Niet langer uren afboeken

Jos wil liever geen uren afboeken en kijkt nu veel kritischer naar de eigen bedrijfsvoering. ‘Bij veel klanten zit ik nu om tafel om nieuwe prijsafspraken te maken. Vorige week zat ik hier met een startende ondernemer. Ter plekke heb ik met hem de offerte gemaakt. ‘Je hebt hem in de mailbox’, zei ik. Hij pakte z’n telefoon en gaf meteen akkoord. Ik vroeg: ‘Wanneer wil je het hebben? Over 14 dagen?’ Ik zet dat meteen in de takenlijst van de jurist. Ze weet wat de prijs is, wat de afspraak is, wat ze moet doen. Moet je zien hoeveel tijd mij deze nieuwe manier van werken scheelt! Alles loopt veel prettiger. Nu kun je denken dat dit ten koste van de werkgelegenheid gaat, maar het tegendeel is waar. Omdat klanten zien dat we anders werken, reageren ze ook anders. Ze gaan nu meer om advies vragen en al met al zijn we nog nooit zo druk geweest als nu. Anders druk.’