Interview met Jos door de Belastingdienst

Dat we met de Belastingdienst een Horizontaal Toezicht Convenant hebben, dat wist je waarschijnlijk al. Maar wat heb je daar als klant nou aan? En waarom past dit zo goed bij ons kantoor?

De Belastingdienst kwam op bezoek en vroeg Jos het hemd van het lijf. Je leest hieronder het interview wat op de beschermde site van de Belastingdienst is gepubliceerd.

Je hoeft niet op het midden van de weg te rijden

Accountantskantoor Felix uit IJsselmuiden doet al 10 jaar mee met Horizontaal Toezicht (HT). De redactie sprak met eigenaar Jos Felix over zijn ervaringen met HT en legde hem enkele vragen voor: hoe neem je je personeel mee in het proces van deelname aan HT? En wat betekent HT voor je klanten in de praktijk? Een blik op HT uit de praktijk.

De Belastingdienst vroeg Jos zo’n 10 jaar geleden mee te doen aan HT: “We zijn bij HT terechtgekomen door onze kwaliteit, en niet andersom. De Belastingdienst nodigde ons uit om kennis te maken met HT, en vroeg ons vervolgens of we mee wilden doen.” Deelname was een natuurlijke stap voor Jos. Zijn stelling ‘klanten moet niet wakker liggen van de Belastingdienst, en ik moet niet wakker liggen van mijn klanten’ sluit naadloos aan bij de visie binnen HT waarin openheid, vertrouwen en transparantie de onderlinge waarden zijn.

“Moeten we nu extra ons best doen, als we bij HT zitten?”

Het kantoor organiseerde sessies waarin Jos de medewerkers uitlegde wat HT betekent. Die vroegen in die beginperiode wel eens “Moeten we nu extra ons best doen, als we bij HT zitten?” en “Nemen wij nu de controle van de Belastingdienst over?”. Jos stelde hen gerust: “We voeren de nodige controles uit en doen het al goed genoeg, daarom past HT bij ons.” Om de medewerkers up-to-date te houden, praat Jos ze regelmatig bij over fiscale actualiteiten. Ook bespreken ze onderling casussen om het proces van dienstverlening te blijven verbeteren.

Deelname aan HT is inmiddels 1 van de pijlers van het kantoor. Tegen klanten vertelt Jos hetzelfde als tegen zijn personeel: dat meedoen aan HT in de praktijk niets extra’s van hen vraagt. Het kantoor verwacht van klanten dat ze open en eerlijk samenwerken met elkaar. Jos ziet de samenwerking als een driehoek tussen klant, kantoor en Belastingdienst.

“We vertrouwen elkaar en dat vraagt wat van ons allemaal.

Als ik aan mijn klanten vraag of ze daaraan mee willen werken is het antwoord altijd ja. Ze willen het goed doen en vinden het prettig om mee te liften op HT. Het geeft ze vertrouwen dat hun administratie in goede handen is.”

Binnen het kantoor neemt 100% van de klanten – als ze geschikt zijn voor HT – deel aan het convenant. “Doe je niet mee, dan pas je niet bij ons. Het onderlinge vertrouwen en de openheid zijn de basis van onze samenwerking met klanten, en als de klant niet mee wil doen, is er onvoldoende vertrouwen om klant te worden”, aldus Jos.

“Geen idee wat HT inhoudt, maar als jij zegt dat het goed is, ga ik mee”

De klanten van Jos komen hoofdzakelijk uit de zakelijke dienstverlening, de bouwsector en de hippische sector. Jos vertelt dat klanten soms uit zichzelf klant willen worden, juist om mee te kunnen doen aan HT. “Ze hebben ervan gehoord, maar weten dan nog niet precies wat HT inhoudt. Als ik dan uitleg wat het betekent, is dat precies wat ze willen. Deze ondernemers willen bezig zijn met hun bedrijf, en zoeken rust op het gebied van hun administratie. Ze willen geen gezeur en vertrouwen mij als ik zeg dat meedoen aan HT goed voor ze is.”

Jos bezoekt altijd eerst het bedrijf van een potentiële klant. Hij krijgt zo een goede indruk van de onderneming. Geïnteresseerde klanten kunnen op de internetsite van het kantoor ook een filmpje bekijken waarin HT wordt uitgelegd.

“Eerst verloven, dan pas trouwen”

Als een ondernemer klant wordt bij Jos volgt een proefperiode van 1 jaar om te kijken of Jos en de klant bij elkaar passen. “Een verlovingstijd”, geeft Jos aan. Als na afloop van het jaar de samenwerking een wederzijds succes is, meldt Jos de klant aan voor HT en “wordt het huwelijk gesloten”. Op die manier kan zowel de klant als het kantoor kijken of de samenwerking past binnen de visie die Jos heeft.

Binnen dat jaar is er ruimte om afspraken te maken en de administratie van de klant (nog meer) geschikt te maken voor deelname aan HT. Is dit niet het geval, is dat een reden om de samenwerking te beëindigen. Bijvoorbeeld als de klant de stukken niet regelmatig aanlevert, of de HT-visie toch niet onderschrijft. Als de ondernemer klant blijft, meldt Jos deze aan voor HT. Dit gebeurt automatisch, zo vertelt Jos, omdat aanmelden voor HT een taak is binnen het werkprogramma waarin de werkzaamheden staan die voor een nieuwe klant gedaan worden. Als een klant afscheid neemt, is afmelden voor HT ook een item op het werkprogramma.

”Vast moment voor administratie”

Jos spreekt met klanten af dat zij op een vast moment bezig zijn met hun administratie. “Op die manier weten wij dat de klant de administratie regelmatig bijhoudt, en kunnen we op dat moment bij vragen contact opnemen. Dat werkt over het algemeen goed”, vertelt Jos.

Klanten krijgen van Jos regelmatig een nieuwsbrief met de laatste nieuwtjes, ook over HT. Zo maakt het kantoor de klanten weer even bewust van hun deelname aan HT en de voordelen die dat biedt: dat ze geen stress meer hebben over belastingcontroles, dat er snel een antwoord komt op een vraag omdat er een vast aanspreekpunt is bij de Belastingdienst, en dat ze in onzekere situaties duidelijkheid vooraf kunnen krijgen doordat het kantoor vooroverleg kan voeren.

“Er kan snel geschakeld worden”

Klanten van Jos ervaren rust door deelname aan HT, zo vertelt hij. Voor het indienen van de aangifte weten ze al dat het goed zit. Bovendien bespaart het klanten geld omdat er minder controles zijn door het aangepaste toezicht en de adviseurskosten dan lager uitvallen. Met de korte lijnen naar de Belastingdienst zijn klanten ook blij. Zo werd een klant snel geholpen en kreeg een afbetalingsregeling. “Ik zeg dan: “Je moet je daar nu wel aan houden.” Er kan snel geschakeld worden en daar mag een klant ook iets voor doen.”

De medewerkers van het kantoor vinden het prettig om te merken dat de Belastingdienst vertrouwt op hun werkzaamheden. “Dit vertrouwen sijpelt door naar de klant”, geeft Jos aan. “Als een klant dat vertrouwen niet beantwoordt, gaan de medewerkers met deze klant in gesprek. Zij vinden het belangrijk dat het vertrouwen door de klant niet wordt beschaamd, want dat schaadt het vertrouwen dat de Belastingdienst in hen heeft. Zo houden alle partijen elkaar scherp.”

Als hem wordt gevraagd naar verbeterpunten, dan komt de reactietermijn ter sprake. Binnen HT is afgesproken dat de Belastingdienst binnen 14 dagen reageert, maar dit gebeurt niet altijd. “Het zou fijn zijn als we in elk geval een reactie krijgen, al is er dan misschien op dat moment nog geen pasklaar antwoord”, aldus Jos.

“Je hoeft niet altijd op het midden van de weg te rijden”

Voor collega-adviseurs die twijfelen over deelname aan HT heeft Jos de volgende boodschap: “Gun jezelf betere klanten, gun je klanten meer rust en zekerheid en doe mee.” Hij vertelt over een collega die HT vergeleek met een weg waarop je altijd recht in het midden zou moeten rijden.

Jos besluit met: “Als wij een keer van de weg af moeten en een afslag willen nemen, bel ik de Belastingdienst en leg ik de situatie voor. In overleg mogen we soms door de berm heen, om vervolgens weer op de juiste weg terecht te komen.”

Geschreven en gepubliceerd door de Belastingdienst