Hoe verwerk je de kosten van een sinterklaasfeest in de aangifte loonheffingen?

Organiseer jij dit jaar een sinterklaasfeest op je bedrijf? Leuk en gezellig voor (de kinderen van) je personeel! De verwerking van de gemaakte kosten roept alleen nog wel eens uiteenlopende vragen op. Daarom legt onze P&O-specialist Wilbert je uit je correct de kosten kunt verwerken binnen de loonheffingen. Zo is het sinterklaasfeest ook na afloop administratief nog steeds leuk en eenvoudig!

Zo doe je dat

De manier waarop je om dient te gaan met de gemaakte kosten binnen de loonheffingen verschilt per situatie. Het ene kantoor geeft namelijk cadeaus en de andere die huurt Sinterklaas en Pieten in. Daarom legt Wilbert aan de hand van voorbeelden uit wat jij in je jouw situatie moet doen.

Sint, Pieten, gezelligheid

Op je sinterklaasfeest zijn bijvoorbeeld in totaal 40 mensen aanwezig waarvan 25 kinderen. Er zijn de volgende kosten gemaakt.

Essentieel bij de verwerking van de gemaakte kosten is of het sinterklaasfeest heeft plaatsgevonden op de werkplek, of op een externe locatie.

Sinterklaasfeest op de werklocatie

In eerste instantie ga ik er van uit dat het feest op de werkplek heeft plaatsgevonden. De volgende waardering per onderdeel geldt dan voor het feest:

Nihilwaardering

Binnen de werkkostenregeling geldt er voor de inhuur van Sinterklaas en pieten, de aankleding op de werkplek en voor drinken en pepernoten een nihilwaardering.

Loon werknemer of eindheffingsloon

Voor de cadeaus voor de kinderen geldt de nihilwaardering niet. De waarde hiervan dient gezien te worden als ‘loon van de werknemer’ en dient daarom via de loonstrook belast te worden. Een alternatief is om de waarde van de cadeaus toe te wijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling. Dit gaat dan ten laste van de opgebouwde vrije ruimte.

Sinterklaasfeest op externe locatie

Indien het feest heeft plaatsgevonden op een externe locatie dienen de gemaakte kosten op een andere wijze te worden behandeld in de loonheffingen. In dit geval ziet de waardering per onderdeel er als volgt uit:

Loon werknemer of eindheffingsloon?

Op geen enkel onderdeel van het feest kan de nihilwaardering worden toegepast indien het sinterklaasfeest op een externe locatie heeft plaatsgevonden. Dit betekent dat de kosten verdeeld moeten worden over de medewerkers. Komt een medewerker samen met zijn of haar partner en 2 kinderen, dan dient er € 112,- als loon in natura bij het loon geteld te worden van deze medewerker: 4 x € 10,- + 4 x € 5,- + 4 x € 3,- + 2 x € 20,-

In plaats van het bijtellen van loon voor de werknemer kan de werkgever er ook voor kiezen de totale kosten van het sinterklaasfeest toe te wijzen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Houd er hierbij echter wel rekening mee dat voor het bedrag waarmee de vrije ruimte van de werkkostenregeling wordt overschreden 80% eindheffing moet worden betaald.

Sinterklaas en WKR

Binnen de werkkostenregeling zijn er verschillende manieren hoe je om kunt gaan met de kosten van een sinterklaasfeest. Zo zijn er naast het sinterklaasfeest ook nog veel meer andere voorbeelden te noemen hoe je fiscaal vriendelijk de werkkostenregeling kunt benutten. Denk hierbij aan het oprichten van een personeelsvereniging of de wijze waarop je een personeelsfeest organiseert.

Wist je trouwens dat de vrije ruimte van de werkkostenregeling in 2024 wordt verlaagd van 3% naar 1,92%? Wil je advies over hoe jij de vrije ruimte van de werkkostenregeling optimaal kunt benutten en welke fiscaalvriendelijke mogelijkheden er nog meer zijn? Wilbert helpt je hier graag bij.