Hoe maak ik een goede functieomschrijving?

Jij wilt als ondernemer graag een nieuwe medewerker. Of je bent gegroeid of er is een plekje vrijgekomen. Maar hoe maak je nu een goede vacature? Hoe kan je het beste omschrijven wat de nieuwe medewerker gaat doen? Om je handvaten te geven, heeft onze HR-specialist Armanda een checklist gemaakt.

Doel van functieomschrijving

Het doel van een functieomschrijving is de sollicitant duidelijk te maken waar hij/zij gaat werken en wat zijn/haar werkzaamheden worden. Een goed profiel zorgt ervoor dat je tijdens het contact met de sollicitant je kan focussen op de persoon en de motivatie. Daarnaast ben je minder tijd kwijt met uitleg over de organisatie en de afdeling. Kortom, hoe beter de functieomschrijving of het functieprofiel, hoe soepeler het sollicitatieproces gaat verlopen.

Leidraad voor vacature

Naast dit gegeven beidt het ook gemak en efficiëntie. Het maakt het beoordelingsproces eenvoudiger, doordat het duidelijk is wat er van iemand verwacht wordt aan de hand van het functieprofiel. Daarnaast kunnen de functieprofielen fungeren als leidraad voor het opstellen van goede vacatures. Jij weet dan zeker dat de vacature overeenkomt met wat je zoekt!

Een functieomschrijving bevat meestal de volgende onderdelen:

• Functienaam: bij een nieuwe functie is het verstandig om meteen een goede functienaam te bedenken. Deze gebruik je namelijk ook op kanalen die je inzet voor je werving. Zorg ervoor dat de functienaam opvallend genoeg is en sollicitanten zich erin kunnen herkennen.
• Bedrijfscultuur: voor een goede match is het van belang dat iemand past bij de cultuur van jouw bedrijf. Beschrijf daarom de heersende bedrijfscultuur. Wat zijn de kernwaarden in jouw bedrijf? Hoe verloopt de samenwerking tussen collega’s? En met welke termen omschrijf je de werksfeer?

• Positie van de functie: beschrijf de plaats van de functie in je bedrijf. Om welke afdeling gaat het? Hoe groot is het team? Met welke personen binnen het bedrijf is er veel contact? Wie is de leidinggevende?
• Taken en verantwoordelijkheden: geef een duidelijk overzicht van de taken en verantwoordelijkheden die bij de functie horen. Wat zijn de belangrijkste werkzaamheden? Hoeveel tijd nemen ze in beslag? En welke resultaten moeten ze opleveren voor een goede beoordeling?
• Competenties: de competenties vallen uiteen in kennis, vaardigheden en eigenschappen. Welke kennis is vereist? Is een bepaalde opleiding of werk- en denkniveau nodig? Zijn er specifieke vaardigheden nodig, zoals het vermogen om problemen op te lossen?
• Arbeidsvoorwaarden: de interesse van veel sollicitanten gaat uit naar de arbeidsvoorwaarden van een functie. Besteed hier dan ook altijd aandacht aan. Welke primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden bied he?Geeft een salarisindicatie. Geldt bij jou een pensioenregeling? Is er een dertiende maand?
• Contractduur: de contractduur is ook een belangrijk onderdeel. Is er bij goed functioneren kans op een contract voor onbepaalde tijd? Of gaat het om de vervanging van een collega die met zwangerschapsverlof is?
• Sollicitatieprocedure: omschrijf de sollicitatieprocedure zo nauwkeurig mogelijk. Om dit te kunnen doen moet je de procedure ook intern moeten afstemmen. Zorg ervoor dat je sollicitanten een snelle en heldere terugkoppeling geeft.

Uiteraard is het ook handig dat je even kijkt wat er binnen jouw branche al beschikbaar is aan functieomschrijvingen waar je gebruik van kunt maken.

Tot slot

Al met al komt er heel wat bij kijken, maar biedt het ook veel voordelen en gemak! Heb je hierbij hulp nodig? Wil je even sparren? Onze HR-adviseur Armanda Kolk helpt je graag!